En tant qu’institution de conservation, l’IRFA peut prendre en charge tous les documents et objets liés à l’histoire des échanges religieux et culturels entre la France et l’Asie que des personnes ou institutions privées voudraient lui confier.
Ces versements prennent la forme de dons (impliquant transfert de propriété), de dépôts temporaires ou de simples prêts pour reproductions. Ils sont systématiquement encadrés par une convention bipartite qui précise les modalités de conservation et d’utilisation des documents ou objets confiés.
Aux patrimoines qui lui sont donnés ou déposés, l’IRFA assure des conditions de conservation qui les préserve pour les générations futures et permet de les rendre accessibles au plus grand nombre.
Par ailleurs, la direction de l’IRFA se tient à la disposition de tous ceux – familles de missionnaires, collectionneurs, institutions religieuses françaises ou asiatiques – qui souhaiteraient des conseils sur la préservation de leurs archives.